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Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystem – dies müssen Sie wissen

In Phasen, in denen es immer nötiger ist, die Dokumentenverwaltung virtuell zu machen, wird Ihr individuelles Dokumentenmanagementsystem (bzw. DMS) unverzichtbar. Aber wo sind überhaupt die Vorzüge eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft von Bedeutung, Dokumente in einem spezialisierten Ablagesystem zu speichern und zu sortieren? Oder ist es einfach ein Tool, das innerbetriebliche Aufgaben verkompliziert?

Ein DMS im Gebrauch im Unternehmen

In einem Betrieb, nebensächlich ob es der Bäcker um die Hausecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der Großstadt ist, fallen Dateien an. Verschiedene Kollegen müssen nicht knapp außerdem mit verschiedenen Berechtigungen auf solche Dateien eingehen dürfen. Mit gängigen Tools kann dies häufig nicht mehr überblickt werden. Daten gehen verloren. Schon einmal geleistete Arbeit muss nochmals ausgeführt werden. Oder auch der Datenschutz ist an vielen Ecken nicht gewährleistet. Ein sicheres DMS muss all diese Aufgaben garantiert abdecken. Damit darf das Dokumentenmanagementsystem selber jedoch nicht zu einer neuen Aufgabe werden. Es muss verlässlich arbeiten und sollte sinnvoll in den Gesamtarbeitsablauf integriert sein. Jeder Kollege, auch solche ohne besondere IT-Kenntnisse, müssen das System intuitiv bedienen können. Ausschließlich so ist ein Dokumentenmanagementsystem sinnvoll, da es den Workflow erleichtert. Sonst behindert es nur im Ablauf.

World Wide Web DMS-Lösungen halten Ihre Firma variabel

Was in einem Dokumentenmanagement-System zusätzlich nicht zu unterschätzen ist, ist der Hardware-Aufwand. Alle PCs, die während der Betriebszeit benutzt werden, sollten an das Dokumentenmanagementsystem angeschlossen sein. Das benötigt nicht ausschließlich Hardware, jedoch auch das notwendige Spezialwissen. Weil nicht jedes Netzwerk über entsprechendes Personal verfügt, werden dabei erhebliche Mehrkosten ergeben. Immer praktischer wird daher die Möglichkeit, das DMS abzugeben. Bestimmte Anbieter bieten Werkzeuge an, auf die die Kunden online herankommen können. Die Wartung der Hardware, die zuverlässig bereitgestellte Netzwerktechnik und das passende Sicherheitskonzept halten diese Firmen in ihren Produkten außerdem mit zur Wahl. So dürfen auch mittelständige Geschäfte die Chancen vom Dokumentenmanagementsystem bekommen. Doch die Budgets für ein derartiges Werkzeug sind auf diese Weise viel besser berechenbar. Mit einem Online Dokumentenmanagement-System bleibt man zukunftssicher, jedoch auch flexibel.

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