Monthly Archive for: ‘Januar, 2013’

Dokumentenmanagementsystem Im Netz: Schriftstücke verwalten – Die Internet- Software sichert Dokumente im WWW

Internet-Dokumentenmanagement-Systeme mit docuplus Praxis-Einsatz in der Cloud

Der Hersteller des Cloud-Datenraum Cloud-Dataroom docuplus hat die Cloud-Applikation um ein eigenständiges Dokumentenmanagementsystem erweitert. Hierbei ist die Anwendung vollständig im Netz benutzbar und stellt dadurch ein sehr handliches DMS für das Internet dar, auf welches die Benutzer multinational zugreifen können.

Das Online Dokumenten-Management sowie die Ablage kann auch selbst als Web-Plattform ohne Training alsbald genutzt werden. Das DMS ist absolut bequem zu bedienen und wurde durch die Fraunhofer Organisation zertifiziert. Auf diese Weise können Dokumente Datenraum auf Anfrage selbständig mit Schlagworten versehen oder händisch mit Schlüsselbegriffen ausgerüstet werden. Diese Vorgehensweise garantiert ein schnelles wieder Auffinden vorn allen existierenden Dateien sowie spart wertvolle Zeit. Die Ablage im Datenraum offeriert jedoch noch einen weiteren ganz aussergewöhnlichen Benefit für alle Organisationen, die Wert auf ein wirkungsvolles DMS legen: Zumal die Software web-basiert ist, kann das DMS im Web überall von nahezu jedem Computer aus international über das World Wide Web genutzt werden.

Das integrierte Internet Dokumentenmanagementsystem im WWW

Genauso mit der Erweiterung um ein integriertes Dokumenten-Management können Anwender wie bis dato weiter arbeiten. Die komplette Oberfläche der Cloud Applikation ist auf leichteste ausgelegt. Trainings oder überhaupt Unterweisungen sind überhaupt nicht mehr notwendig. Firmenkunden werden sich bei der Anwendung der Datenablage und des DMS bequem zurechtfinden, wie vorher. Ebenso beanspruchen Anwender überhaupt keine andere Software, d.h. es müssen keine Aktionen auf den PCs oder Notebooks eingerichtet werden. Für die Anwendung des DMS wird bloß ein aktueller Internetbrowser (wie z.B. Internet-Explorer, Mozilla oder Apple Safari) sowie eine Internetverbindung benötigt.

Internet-Dokumentenmanagementsystem: Bequem und sicher

Das Cloud Dokumentenmanagementsystem erlaubt neben den üblichen Eigenschaften eines Internet basierten Dokumentenmanagementsystem des Weiteren eine automatisierte PDF-Umwandlung von Dateien] im Archiv. Ebenfalls brauchen die Benutzer keine ähnlichen Softwareprodukte oder kostenintensive Anwendung. Andere Sicherheitsfeatures für PDF-Dokumente dürfen im DMS rund um die Uhr aktiviert werden. Ebenso werden alle Adobe PDF-Dateien im Dokumentenmanagementsystem auf Wunsch mit einem digitalen, anpassbaren Wasserzeichen versehen. Dieses vereinfacht die einwandfreie Identifizierung von Anmeldungen und Benutzern, da im Dokument auf Basis von dem Wasserzeichen ein optischer Fingerzeig auf den Benutzer zu sehen ist.

Das Online Dokumentenmanagementsystem im WWW: Absolut sicher – Revisionssicher

Für den optimalen Überblick bekommen Administratoren des Online DMS exakte Erhebungen über die Anmeldungen und Aktivitäten aller Benutzer. Ein vollständige Aufzeichnung des Dokumentenmanagement-Systems ist im DMS integriert. So wird nicht nur das Datei-Management zum Kinderspiel. Alle Protokolle dürfen logischerweise nur von Benutzern mit passenden Erlaubnissen ausgewertet werden.

Für größtmögliche Schutz wird jede Veränderung an Vorlagen revisionssicher, also unveränderbar, aufgezeichnet. So können Administratoren des Dokumentenmanagementsystem durchgehend Änderungen an Dateien bzw. Vorlagen oder die Anmeldungen auf definierte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Teilnehmer im DMS lässt sich so ein Protokollierungsgrad festlegen, um jeglichen denkbaren Anforderungen durch Revisoren gerecht zu werden.
Mehr Informationen zum Web-Dokumenten-Management und den Angeboten und Merkmalen von docuplus finden interessierte Unternehmen im World Wide Web unter http://www.docuplus.net/.

Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystem – dies müssen Sie wissen

In Phasen, in denen es immer nötiger ist, die Dokumentenverwaltung virtuell zu machen, wird Ihr individuelles Dokumentenmanagementsystem (bzw. DMS) unverzichtbar. Aber wo sind überhaupt die Vorzüge eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft von Bedeutung, Dokumente in einem spezialisierten Ablagesystem zu speichern und zu sortieren? Oder ist es einfach ein Tool, das innerbetriebliche Aufgaben verkompliziert?

Ein DMS im Gebrauch im Unternehmen

In einem Betrieb, nebensächlich ob es der Bäcker um die Hausecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der Großstadt ist, fallen Dateien an. Verschiedene Kollegen müssen nicht knapp außerdem mit verschiedenen Berechtigungen auf solche Dateien eingehen dürfen. Mit gängigen Tools kann dies häufig nicht mehr überblickt werden. Daten gehen verloren. Schon einmal geleistete Arbeit muss nochmals ausgeführt werden. Oder auch der Datenschutz ist an vielen Ecken nicht gewährleistet. Ein sicheres DMS muss all diese Aufgaben garantiert abdecken. Damit darf das Dokumentenmanagementsystem selber jedoch nicht zu einer neuen Aufgabe werden. Es muss verlässlich arbeiten und sollte sinnvoll in den Gesamtarbeitsablauf integriert sein. Jeder Kollege, auch solche ohne besondere IT-Kenntnisse, müssen das System intuitiv bedienen können. Ausschließlich so ist ein Dokumentenmanagementsystem sinnvoll, da es den Workflow erleichtert. Sonst behindert es nur im Ablauf.

World Wide Web DMS-Lösungen halten Ihre Firma variabel

Was in einem Dokumentenmanagement-System zusätzlich nicht zu unterschätzen ist, ist der Hardware-Aufwand. Alle PCs, die während der Betriebszeit benutzt werden, sollten an das Dokumentenmanagementsystem angeschlossen sein. Das benötigt nicht ausschließlich Hardware, jedoch auch das notwendige Spezialwissen. Weil nicht jedes Netzwerk über entsprechendes Personal verfügt, werden dabei erhebliche Mehrkosten ergeben. Immer praktischer wird daher die Möglichkeit, das DMS abzugeben. Bestimmte Anbieter bieten Werkzeuge an, auf die die Kunden online herankommen können. Die Wartung der Hardware, die zuverlässig bereitgestellte Netzwerktechnik und das passende Sicherheitskonzept halten diese Firmen in ihren Produkten außerdem mit zur Wahl. So dürfen auch mittelständige Geschäfte die Chancen vom Dokumentenmanagementsystem bekommen. Doch die Budgets für ein derartiges Werkzeug sind auf diese Weise viel besser berechenbar. Mit einem Online Dokumentenmanagement-System bleibt man zukunftssicher, jedoch auch flexibel.

docuplus – ist eine Marke der Service Kiosk IT Consulting GmbH. –
Die Firma Service Kiosk IT Consulting GmbH existiert seit mehr als 11 Jahren und entwickelt seither sichere und hochverfügbare Webanwendungen . Wesentliche Elemente der Anwendungen sind die hochsichere und nahtlose Eingliederung von Businessprozessen ins World Wide Web wie auch die problemlose Benutzung für jeden Benutzer.