Alles über Dokumentenmanagementsysteme

Der IT Notfallplan – Wie Ihr Betrieb die IT schnell wieder flott macht

Der EDV Desaterplan – Wie Sie in einer IT-Notsituation handeln müssen

Nehmen Sie sich sieben bis 15 Minuten und studieren die folgenden Abschnitte der Reihe nach durch. Im Anschluss daran wird Ihre Abteilung einige Anregungen erhalten, mit der Sie Ihr Unternehmen in puncto IT Zuverlässigkeit in Zukunft besser sichern können.

Hand aufs Herz: Kennen Sie die Vorgehensweisen, die in Ihrer Organisation dazu führen ihre IT bei einer Katastrophe wiederumder funktionstüchtig zu machen?
Schildern Sie doch einmal unterschiedlichen Mitarbeitern Ihrer IT-Referat nachfolgenden spekulativen Fall: Alle Server sind im Zuge eines Brandes bzw. anderen Großschadens nicht mehr einsatzfähig. Fragen Sie die EDV-Kollegen, mit welchem Verfahren und nach welcher Anleitung und gabz wichtig: in welcher Schrittweise die EDV wieder startklar gemacht werden kann.
Wenn Sie jetzt unterschiedliche oder gar zahllose, notfalls sogar widersprüchliche Antworten erhalten, dann brauchen Sie unbedingt einen schriftlich verfassten IT Notfallplan.

Zu welchem Zweck dient ein IT Notfallplan?

Ein IT Wiederherstellungsplan dient als Leitlinie bzw. als Handbuch für einen unvermittelt auftretend Krisenfall in Ihrer EDV. Dies kann ein Elementarschaden-wie etwa ein Feuer oder ein Hochwasser – aber genauso ein sonstiges gravierendes externes Vorfall sein. Gleichermaßen kann ein IT Defekt dadurch auftreten, dass Beschäftigte Ihres Unternehmens – absichtlich oder unabsichtlich – Information löschen oder schlimmer noch ein Angreifer von außen auf Ihr Unternehmen zugreift und zum Beispiel Daten löscht oder verändert.

In so einem Fall muss ihre EDV Gruppe rasch, solide und konsequent den für Ihre Firma richtigen Zustand ihrer IT Geräte wiederherstellen und hinterher sicherstellen, dass derartige Vorkommnisse sich möglichst nicht wiederholen.

Das nachfolgende Exempel ist ein konkretes Szenario, das in der Erfahrung bedauerlicherweise jederzeit wieder vorkommt: Ein Brand im Rechenzentrum Ihrer EDV-Abteilung.


Ein Feuer in den Räumen Ihres Unternehmens ist für sich schon ein Desaster. Wie Sie dessen ungeachtet in einer solchen Angelegenheit vom zerstörten Rack bzw. zerstörten Servern erneut zu einer funktionierenden IT kommen, ist noch eine ganz andere Sache.

Durchführung bei einem IT-Notfall:

In einem derartiger Fall, gehen Sie bitte exemplarisch folgendermaßen vor:

  • Stellen Sie eine Team mit allen relevanten Personen Ihrer Firma zusammen, die entweder an der Störungsbehebung des Schadens arbeiten werden oder einfach betroffen sind. Es kann sich hier anbieten bzw. es ist unter Umständen empfehlenswert ein geteiltes Team zu erstellen, ein sog. Kernteam, das die wirkliche Störungsbehebung erledigt und ein erweitertes Team welches „nur“ informiert werden muss.
  • Stellen Sie fest, welche Informationen bzw. IT Systeme aus bestehenden Beständen verfügbar sind und durch externe Informationen wiederhergestellt werden können.


    Ganz wichtig: Bitte versuchen Sie nicht defekte Hardware auf eigene Faust bzw. selbstständig wieder in Gang zu setzen. Das ist in der Regel eine Arbeit, die Ihre Firme externen EDV Profis überlassen sollten.
    Bei der Recherche nach externen Möglichkeiten für Ihre bestehenden Daten kommen zum einen ihre Hardwarelieferanten infrage, die sie im Zweifel rasch mit neuem Equipment versorgen können. Viel elementarer ist jedoch, dass sie mit bestehenden Backups oder anderen Sicherungen ihre anfänglichen Betriebsinformationen, zum Beispiel Briefe, Datenbanken oder Vergleichbares wiederherstellen können.
  • Bewerten Sie den Gesamtschaden. Viel wichtiger: Fertigen Sie eine Schätzung, wie lange die Unterbrechung bzw. Wiederherstellung dauern wird. Während sie die voraussichtlichen Kosten der Beschaffung meist nur mit ihrer Geschäftsführung besprechen müssen und es auch hier meist kaum eine Wahl gibt, ist die Zeit bis zur Wiederinbetriebnahme ein eine wesentliche Information, die möglichst viele Menschen in Ihrer Firma kennen müssen.
    Die Empfehlungen an dieser Stelle: Einen Angestellten für den Informationsaustausch zum restlichen Unternehmen bzw. zu den Kollegen abzustellen sowie diesen ausdrücklich mit dem Anliegen der Informationsweitergabe zu beauftragen.

  • Nehmen Sie jetzt Ihren EDV-Wiederherstellungsplan zur Hand und folgen Sie diesen in der Regel chronologisch. Für den Fall, dass Sie keinen ausgearbeiteten bzw. fertigen EDV Notfallplan haben, müssen Sie nun auf der Stelle ein Vorgehen bestimmen das Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei hilft die elementaren Arbeitsschritte und Entschlüsss in der richtigen Rangfolge zu bewerkstelligen.
    Sollten Sie keinen fertigen IT Notfallplan haben, so empfehlen wir Ihnen, einen externen IT Profi für diese Aufgabe kurzfristig hinzuzuziehen.

  • Halten Sie während der Arbeiten zur Inbetriebnahme ihrer IT sicher Ihre Kollegen und Key-Player auf dem Laufenden. Die Arbeiten zur Inbetriebnahme der IT Systeme können – im unangenehmsten Fall einige Tage andauern. Während dieser Zeit ist es sehr wahrscheinlich, dass ihr Unternehmen überaus instabil oder im schlimmsten Fall unterbrochen ist. Daher haben meistsowohl Kollegen als auch die Geschäftsleitung und bei mehrtätigen Störungen auch Ihre Abnehmer natürlich den Wunsch über den Grad und die Zeitdauer des Schadens informiert zu werden.

  • Führen Sie das Wieder-Anfahren ihrer IT mit Bestimmtheit in Etappen durch sowie halten Sie sich an die in ihrem Notfallplan vorgesehenen Reihenfolgen. Auch hier sei nochmals erwähnt, dass die Verständigung der chronologischen Schritte sowie die Befolgung des Kommunikationsplans aus Ihrem EDV Notfallplan elementar sind.

  • Protokollieren Sie die einzelnen Schritte die sie bereits vollbracht haben wie auch die Ergebnisse dieser Schritte. Eine klar dokumentierte Niederschrift aller Aktionen sowie Vorgehensweisen hilft Ihrem Betrieb im Nachhinein, ihren Plan anzupassen, auf den neuesten Stand bringen bzw. unter Umständen vollständig zu korrigieren.

Die bisherige Aufstellung dient lediglich zu einer groben Orientierung, um Ihrem Betrieb ein möglichst wirklichkeitsnahes Bild eines EDV Notfalls zu geben. Zusätzlich zu der konkreten Gefahr durch Feuer, durch einen Wasser- oder andere Elementarschäden existieren selbstverständlich – unglücklicherweise mittlerweile – noch ganz andere, viel offensichtlichere Möglichkeiten, dass ihre EDV gestört ist bzw. einen Defekt hat .
Dabei gehört zusätzlich zum menschlichem Versagen insb. vor allem die Bedrohung eines Diebstahls innerhalb der Firma wie von außen. Da sie sich oft nicht völlig gegen alle Schäden versichern können, empfehlen wir Firmen einen durchdachten IT Disasterplan min. einmal im Jahr zu prüfen und wenigstens einmal (in der Regel nach der Produktion) wirklich zu probieren und damit auf seine Plausibilität zu überprüfen.

Die dazu zu leistende Arbeit ist zwar erheblich. Sie lohnt sich aber meist, da Sie für den den Notfall die richtige Vorgehensweise liefert.

Dokumentenmanagementsystem Im Netz: Schriftstücke verwalten – Die Internet- Software sichert Dokumente im WWW

Internet-Dokumentenmanagement-Systeme mit docuplus Praxis-Einsatz in der Cloud

Der Hersteller des Cloud-Datenraum Cloud-Dataroom docuplus hat die Cloud-Applikation um ein eigenständiges Dokumentenmanagementsystem erweitert. Hierbei ist die Anwendung vollständig im Netz benutzbar und stellt dadurch ein sehr handliches DMS für das Internet dar, auf welches die Benutzer multinational zugreifen können.

Das Online Dokumenten-Management sowie die Ablage kann auch selbst als Web-Plattform ohne Training alsbald genutzt werden. Das DMS ist absolut bequem zu bedienen und wurde durch die Fraunhofer Organisation zertifiziert. Auf diese Weise können Dokumente Datenraum auf Anfrage selbständig mit Schlagworten versehen oder händisch mit Schlüsselbegriffen ausgerüstet werden. Diese Vorgehensweise garantiert ein schnelles wieder Auffinden vorn allen existierenden Dateien sowie spart wertvolle Zeit. Die Ablage im Datenraum offeriert jedoch noch einen weiteren ganz aussergewöhnlichen Benefit für alle Organisationen, die Wert auf ein wirkungsvolles DMS legen: Zumal die Software web-basiert ist, kann das DMS im Web überall von nahezu jedem Computer aus international über das World Wide Web genutzt werden.

Das integrierte Internet Dokumentenmanagementsystem im WWW

Genauso mit der Erweiterung um ein integriertes Dokumenten-Management können Anwender wie bis dato weiter arbeiten. Die komplette Oberfläche der Cloud Applikation ist auf leichteste ausgelegt. Trainings oder überhaupt Unterweisungen sind überhaupt nicht mehr notwendig. Firmenkunden werden sich bei der Anwendung der Datenablage und des DMS bequem zurechtfinden, wie vorher. Ebenso beanspruchen Anwender überhaupt keine andere Software, d.h. es müssen keine Aktionen auf den PCs oder Notebooks eingerichtet werden. Für die Anwendung des DMS wird bloß ein aktueller Internetbrowser (wie z.B. Internet-Explorer, Mozilla oder Apple Safari) sowie eine Internetverbindung benötigt.

Internet-Dokumentenmanagementsystem: Bequem und sicher

Das Cloud Dokumentenmanagementsystem erlaubt neben den üblichen Eigenschaften eines Internet basierten Dokumentenmanagementsystem des Weiteren eine automatisierte PDF-Umwandlung von Dateien] im Archiv. Ebenfalls brauchen die Benutzer keine ähnlichen Softwareprodukte oder kostenintensive Anwendung. Andere Sicherheitsfeatures für PDF-Dokumente dürfen im DMS rund um die Uhr aktiviert werden. Ebenso werden alle Adobe PDF-Dateien im Dokumentenmanagementsystem auf Wunsch mit einem digitalen, anpassbaren Wasserzeichen versehen. Dieses vereinfacht die einwandfreie Identifizierung von Anmeldungen und Benutzern, da im Dokument auf Basis von dem Wasserzeichen ein optischer Fingerzeig auf den Benutzer zu sehen ist.

Das Online Dokumentenmanagementsystem im WWW: Absolut sicher – Revisionssicher

Für den optimalen Überblick bekommen Administratoren des Online DMS exakte Erhebungen über die Anmeldungen und Aktivitäten aller Benutzer. Ein vollständige Aufzeichnung des Dokumentenmanagement-Systems ist im DMS integriert. So wird nicht nur das Datei-Management zum Kinderspiel. Alle Protokolle dürfen logischerweise nur von Benutzern mit passenden Erlaubnissen ausgewertet werden.

Für größtmögliche Schutz wird jede Veränderung an Vorlagen revisionssicher, also unveränderbar, aufgezeichnet. So können Administratoren des Dokumentenmanagementsystem durchgehend Änderungen an Dateien bzw. Vorlagen oder die Anmeldungen auf definierte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Teilnehmer im DMS lässt sich so ein Protokollierungsgrad festlegen, um jeglichen denkbaren Anforderungen durch Revisoren gerecht zu werden.
Mehr Informationen zum Web-Dokumenten-Management und den Angeboten und Merkmalen von docuplus finden interessierte Unternehmen im World Wide Web unter http://www.docuplus.net/.

Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystem – dies müssen Sie wissen

In Phasen, in denen es immer nötiger ist, die Dokumentenverwaltung virtuell zu machen, wird Ihr individuelles Dokumentenmanagementsystem (bzw. DMS) unverzichtbar. Aber wo sind überhaupt die Vorzüge eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft von Bedeutung, Dokumente in einem spezialisierten Ablagesystem zu speichern und zu sortieren? Oder ist es einfach ein Tool, das innerbetriebliche Aufgaben verkompliziert?

Ein DMS im Gebrauch im Unternehmen

In einem Betrieb, nebensächlich ob es der Bäcker um die Hausecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der Großstadt ist, fallen Dateien an. Verschiedene Kollegen müssen nicht knapp außerdem mit verschiedenen Berechtigungen auf solche Dateien eingehen dürfen. Mit gängigen Tools kann dies häufig nicht mehr überblickt werden. Daten gehen verloren. Schon einmal geleistete Arbeit muss nochmals ausgeführt werden. Oder auch der Datenschutz ist an vielen Ecken nicht gewährleistet. Ein sicheres DMS muss all diese Aufgaben garantiert abdecken. Damit darf das Dokumentenmanagementsystem selber jedoch nicht zu einer neuen Aufgabe werden. Es muss verlässlich arbeiten und sollte sinnvoll in den Gesamtarbeitsablauf integriert sein. Jeder Kollege, auch solche ohne besondere IT-Kenntnisse, müssen das System intuitiv bedienen können. Ausschließlich so ist ein Dokumentenmanagementsystem sinnvoll, da es den Workflow erleichtert. Sonst behindert es nur im Ablauf.

World Wide Web DMS-Lösungen halten Ihre Firma variabel

Was in einem Dokumentenmanagement-System zusätzlich nicht zu unterschätzen ist, ist der Hardware-Aufwand. Alle PCs, die während der Betriebszeit benutzt werden, sollten an das Dokumentenmanagementsystem angeschlossen sein. Das benötigt nicht ausschließlich Hardware, jedoch auch das notwendige Spezialwissen. Weil nicht jedes Netzwerk über entsprechendes Personal verfügt, werden dabei erhebliche Mehrkosten ergeben. Immer praktischer wird daher die Möglichkeit, das DMS abzugeben. Bestimmte Anbieter bieten Werkzeuge an, auf die die Kunden online herankommen können. Die Wartung der Hardware, die zuverlässig bereitgestellte Netzwerktechnik und das passende Sicherheitskonzept halten diese Firmen in ihren Produkten außerdem mit zur Wahl. So dürfen auch mittelständige Geschäfte die Chancen vom Dokumentenmanagementsystem bekommen. Doch die Budgets für ein derartiges Werkzeug sind auf diese Weise viel besser berechenbar. Mit einem Online Dokumentenmanagement-System bleibt man zukunftssicher, jedoch auch flexibel.

docuplus – ist eine Marke der Service Kiosk IT Consulting GmbH. –
Die Firma Service Kiosk IT Consulting GmbH existiert seit mehr als 11 Jahren und entwickelt seither sichere und hochverfügbare Webanwendungen . Wesentliche Elemente der Anwendungen sind die hochsichere und nahtlose Eingliederung von Businessprozessen ins World Wide Web wie auch die problemlose Benutzung für jeden Benutzer.

Wieso soll man einen Blog betreiben

Warum sollte ich bloggen

Bloggen ist außerordentlich nachgefragt. So ist es auch weniger verwunderlich, dass sich hier eine total eigenständige Gemeinde, die der Blog Schreiber, herausgebildet hat. Bei vielen Menschen stoßen Blogger meist auf Irritation, weshalb sie so viel vom Artikel verfassen schwärmen. Den meisten Mitmenschen kommt daher die Frage, wieso überhaupt schreiben?

Texten, weil das die eigenen Interessensgebiete beinhaltet

Es bestehen sehr vielschichtige Gründe, wieso man sich auf jeden Fall einmal dazu hinreißen lassen kann, eigenständig mit dem Texten zu beginnen. Dazu bietet das Schreiben von Artikeln in Bloganwendungen die Gelegenheit, eigene Meinungen zu vertreten. Häufig dauert das auch weniger lange, nachdem sich Gleichgesinnte eingefunden haben. So erhält man umgehend eine feine Gruppe um sich hinzu oder wird eben Teil einer solchen Gemeinde. Doch dieses Schreiben muss überhaupt nicht einmal etwas Besonderes sein, wieso man sich fürs Schreiben mit einem Inhalt hinreißen könnte. Selbst wenn man sich nur etwas vom Herzen schreiben kann, ist eine Bloganwendung das richtige Mittel dabei. Denn natürlich lassen sich die verschiedensten Blogs ebenso komplett diskret schreiben, deshalb so, damit sie nicht durch dritte Personen und andere Leser, die nicht erwünscht sein müssen, einfach beobachtet werden können.

Einkommen erwirtschaften fast von alleine mit dem Webauftritt

Doch bei diesen Gründen gibt das auch noch weitere Argumente, die dafür sprechen, weshalb man unbedingt einen schönen Blog gestalten sollte. Denn mit einem eigenen Blog lässt sich auch nettes Geld erwirtschaften. Selbst wenn es auch viele Euro jeden Monat abwirft: man kann alles schreiben, was meine Person will oder ist keinesfalls gezwungen, irgendetwas zu veröffentlichen oder sich an bestimmte Zeiten zu festzulegen. Hat man Freiraum zum Texten Artikel verfassen, macht man es, hat man keine Lust, dann eben nicht. Und dennoch kann immer wieder Geld gemacht werden. So sind es wesentlich mehr Seiten, worauf man Linkplätze auf dem eigenen thematischen Tagebuch zu attraktiven Preisen offerieren kann. So sich auf jeden Fall ein dauerhaftes kleines Taschengeld erreichen.

Größere Webseiten, die meist mit WordPress funnktionieren, können dabei schon sozusagen als Internet Nachrichten Webseite durchgehen.